| tahap | Uraian | Syarat | Estimasi waktu | Biaya |
| 1. | Unit pemohon menginput dan upload data PDLN ke dalam aplikasi SIMPEL | 1) Surat permohonan, Surat Tugas, Keterangan Pembiayaan (jika ada komponen yang dibiayai sendiri maka harus ada Surat Pernyataan Biaya Sendiri ttd ybs diatas materai Rp 6.000,-) 2) Invitation/Acceptance/LoA dan Jadwal Kegiatan 3) Curriculum Vitae/DRH 4) KTP 5) Isian PDLN 6) Draf MoU/MoA (jika penandatanganan) | 30 s.d. 60 menit | – |
| 2. | Proses rekomendasi/persetujuan di Direktorat Sumber Daya Kemendikbud | Jika mendapat rekomendasi/izin maka Dir. Sumber Daya menerbitkan Surat Pengantar, jika tidak mendapat rekomendasi maka Dir. Sumber Daya memberitahukan alasannya. | 3 s.d. 7 hari kerja | – |
| 3. | Proses Surat Persetujuan di Kemensetneg | Proses penelaahan kelayakan persyaratan, keperluan, tujuan dan penentuan diizinkan atau tidak diizinkan. | 3 s.d. 7 hari kerja | – |
| 4. | Proses Paspor Dinas di Kementerian Luar Negeri | 1) Surat permohonan 2) Surat Persetujuan Setneg (SP Setneg) 3) KTP, Kartu Keluarga, Akta Kelahiran/Akta Nikah, Kartu Pegawai (dilegalisir), pass foto 4) Foto selfie petugas/operator pengusul | 4 hari kerja | – |
| 5. | Proses Exit Permit/Rekomendasi Visa di Kementerian Luar Negeri | Surat permohonan, SP Setneg, Paspor Dinas | 3 hari kerja | – |
Catatan:
- Disarankan/sebaiknya permohonan SP Setneg diinput ke aplikasi SIMPEL 21 hari kerja sebelum tanggal keberangkatan
- Bagi yang sudah memiliki paspor dinas, setelah SP Setneg terbit mengajukan permohonan Exit Permit dan rekomendasi visa
- Semua proses dilakukan secara online (semua berkas dalam bentuk file/softcopy)
- Bagi pelaksana PDLN, setelah melaksanakan kegiatan WAJIB membuat lapora hasil perjalanan dinas dan melaporkan secara online melalui aplikasi SIMPEL (aplikasi bisa diunduh di Play Store melalui smart phone jika ada kesulitan hubungi staf HI/operator di UM).
English (UK) 
Bahasa Indonesia